Передача реєстраційної справи або документів для долучення до реєстраційної справи фронт-офісами

Середа, 16 травня 2018, 06:40

Порядок та особливості передачі документів фронт-офісами для долучення суб’єктом державної реєстрації до реєстраційної справи, здійснюється відповідно до Порядку формування та зберігання реєстраційних справ, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 18.11.2016 №3267/5 (далі - Порядок).

Відповідно до пункту 1 розділу VI Порядку, передача у випадках, передбачених законом, реєстраційної справи або документів для долучення до реєстраційної справи суб’єкту, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, здійснюється державним реєстратором або уповноваженою особою фронт-офісу, що забезпечував прийняття, зберігання та видачу документів, поданих для державної реєстрації, протягом трьох робочих днів з дати проведення відповідної державної реєстрації поштовим відправленням за описом або нарочно за описом.

Опис має містити відомості про реєстраційний номер справи із зазначенням кількості аркушів, прізвища, імені та по батькові державного реєстратора або уповноваженої особи фронт-офісу, що забезпечував прийняття, зберігання та видачу документів, поданих для державної реєстрації, який передає зазначену реєстраційну справу, та повне найменування відповідного суб’єкта державної реєстрації, фронт-офісу.

У разі передачі документів для долучення до реєстраційної справи, що знаходиться на зберіганні у суб’єкта державної реєстрації, опис, крім відомостей, передбачених абзацом другим цього пункту, має містити також відомості про повний перелік документів, які передаються, із зазначенням кількості аркушів кожного окремого документа.

Опис підписується державним реєстратором чи уповноваженою особою фронт-офісу, що забезпечував прийняття, зберігання та видачу документів, поданих для державної реєстрації, та скріплюється власною печаткою такої особи.

Відповідно до пункту 2 цього ж розділу факт надходження реєстраційної справи фіксується у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ, а факт долучення документів до реєстраційної справи фіксується у внутрішньому описі реєстраційної справи.

Пункт 3 посадова особа із зберігання реєстраційних справ відповідного суб’єкта, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, у день отримання реєстраційної справи приймає її на облік у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ, а також за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру прав, Єдиного державного реєстру.

У разі передачі документів для долучення до реєстраційної справи посадова особа із зберігання реєстраційних справ приймає їх на облік у журналі обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ та не пізніше наступного робочого дня долучає такі документи до відповідної реєстраційної справи.

Пункт 4 говорить, що у разі виявлення невідповідностей між документами, що були отримані посадовою особою із зберігання реєстраційних справ, та описом до них така посадова особа зазначає про це в описі та не пізніше наступного робочого дня звертається до відповідного суб’єкта державної реєстрації чи фронт-офісу, що здійснювали передачу реєстраційної справи чи документів, з вимогою про надання в повному обсязі документів.

У разі надходження реєстраційної справи, сформованої з порушенням вимог цього Порядку, посадова особа із зберігання реєстраційних справ приймає відповідну справу на облік відповідно до пункту 3 цього розділу з обов’язковим повідомленням суб’єкта державної реєстрації про допущені порушення. У разі неодноразового порушення вимог цього Порядку щодо формування реєстраційної справи одним і тим самим державним реєстратором, суб’єкт, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, звертається із скаргою на такі дії до відповідного територіального органу Міністерства юстиції України.

Головне територіальне управління

юстиції у Тернопільській області